Une clinique peut confier à l’IA la confirmation des rendez-vous, le rappel la veille, le remplissage des annulations depuis la liste d’attente, le suivi après la consultation et les rappels d’hygiène. Les messages partent par texto ou par courriel, le personnel garde le dernier mot et chaque envoi est journalisé.
L’IA relance vos comptes à recevoir à votre place : un rappel avant l’échéance, des relances par paliers après l’échéance, le relevé de compte sur demande, puis l’escalade au propriétaire quand le silence persiste. Chaque envoi est inscrit au journal, et vous décidez du ton et du moment.
Les factures fournisseurs arrivent par courriel ou en photo. L’IA lit les champs clés, rapproche la facture du bon de commande, prépare l’écriture pour votre logiciel comptable et classe le document. La précision est typiquement de 95 à 99 % sur les champs clés, avec validation humaine au-dessus d’un seuil que vous fixez.
Un entrepreneur peut automatiser la préparation de la soumission à partir de ses notes de chantier, son envoi, la relance du client qui n’a pas répondu, la confirmation du rendez-vous de visite et la relance de la facture finale. Vous approuvez chaque soumission avant l’envoi ; tout reste au journal.
Votre tâche n’est pas dans la liste ? Elle s’évalue quand même à l’audit : si elle se répète, qu’elle suit des règles et qu’elle laisse une trace écrite, il y a de bonnes chances qu’elle s’automatise.
Quatre étapes, dans cet ordre. Rien de mystérieux.
On commence par votre semaine, pas par la technologie. Qui fait quoi, à quel moment, avec quel logiciel, et ce qui coince.
Une tâche qui se répète, qui suit des règles et qui laisse une trace écrite est une bonne candidate. Une tâche qui demande du jugement reste à vous. On fait le tri avec vous, à voix haute.
Parfois c’est un enchaînement d’étapes entre deux logiciels. Parfois c’est la lecture d’un document. Parfois c’est un agent qui décide quoi faire selon la situation. On choisit le plus simple qui règle le problème.
On fixe le chiffre à surveiller avant de commencer : plages vides, heures de saisie, factures en retard, soumissions relancées. Si le chiffre ne bouge pas, le projet n’est pas fini.
Une automatisation qui agit sans surveillance finit par faire une bêtise à votre nom. Trois garde-fous, systématiques :
Les données sont hébergées au Canada. À la livraison, vous recevez le dossier Loi 25 du système : évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, registre des traitements, liste des sous-traitants et région d’hébergement de chaque fournisseur. Si votre secteur ajoute ses propres exigences — un ordre professionnel, par exemple —, on en tient compte au cadrage.
Un projet d’automatisation se situe entre 4 000 et 25 000 $ CA. Un seul processus, simple, branché sur une seule source : bas de la fourchette. Plusieurs systèmes branchés, des règles nombreuses, plusieurs entités : haut de la fourchette.
Le premier processus est en production en 2 à 6 semaines. On en livre un à la fois, et vous voyez le résultat avant d’engager le suivant.
Pour la vue d’ensemble plutôt que la tâche :
Trente minutes au téléphone ou en visioconférence. On regarde votre semaine, on nomme les tâches qui se répètent le plus, et on vous dit laquelle automatiser en premier, ce que ça coûte et en combien de temps. Sans engagement.
Le téléphone est le chemin le plus court. Par formulaire ou par courriel, nous répondons sous 1 jour ouvrable. L’audit dure 30 minutes et n’engage à rien.