Une facture impayée ne se relance pas toute seule. Quelqu’un doit ouvrir le logiciel comptable, repérer les factures en retard, écrire un courriel assez ferme sans être désagréable, puis se souvenir de recommencer si rien ne bouge.
Nous n’avons pas de statistique québécoise à vous citer là-dessus, et nous n’en inventerons pas. Mais la mécanique, vous la connaissez : la relance demande de la constance et ne rapporte aucune reconnaissance. Quand la semaine est chargée, c’est la première qu’on repousse. Pendant ce temps, l’argent reste chez le client.
Le calcul, faites-le avec vos chiffres : le total de vos factures en retard aujourd’hui, et le temps que votre équipe passe chaque mois à les relancer. Si vous payez des intérêts sur une marge de crédit pendant que cet argent dort, ajoutez-les. C’est ça, le coût de la tâche.
Cinq sous-tâches, qui n’ont pas le même poids ni le même risque. On les met en place une à la fois.
Quelques jours avant la date d’échéance, un courriel courtois rappelle le montant, la date et le moyen de payer. C’est la relance la plus rentable : elle évite le retard au lieu de le réparer.
Passé l’échéance, les relances suivent les paliers que vous fixez : ton, délai entre deux envois, nombre maximal de messages. Le premier message rappelle, le dernier annonce la suite. Rien ne part sans que vous ayez approuvé le gabarit.
Le client qui demande « envoie-moi ce qui est dû » reçoit son relevé de compte complet et à jour, sans que personne ne l’assemble à la main.
Quand un dossier dépasse les paliers prévus, il sort de l’automatisation et arrive sur votre bureau avec l’historique complet : ce qui a été envoyé, quand, et ce que le client a répondu. L’appel difficile reste humain.
Chaque message est inscrit : destinataire, date, contenu, réponse. Quand un client affirme n’avoir rien reçu, la question se règle en ouvrant le journal.
Les cinq nombres ci-dessous sont ceux d’une PME plausible, pas les vôtres. Remplacez-les par vos chiffres : le portrait se refait à chaque frappe.
Une seule convention de calcul, et la voici : un mois compte 4,3 semaines. Tous les autres nombres sont ceux que vous avez saisis ci-dessus — aucune hypothèse n’est cachée ailleurs.
À partir de vos chiffres, voici l’ordre de grandeur
Montant immobilisé dans les factures en retard
30 000 $
25 factures en retard × 1 200 $ par facture = 30 000 $
Heures par mois passées à relancer
6,5 heures
15 relances par semaine × 4,3 semaines × 6 minutes ÷ 60 = 6,5 heures par mois
Ce que ce temps coûte
208 $ par mois
6,5 heures × 32 $ de l’heure = 208 $
Les 30 000 $ en retard ne sont pas un coût : c’est votre argent, ailleurs. Chaque jour de retard gagné sur ce montant est de l’argent qui rentre plus tôt dans votre compte. Nous n’ajoutons ici ni taux d’intérêt ni coût du capital : ce chiffre-là dépend de vos conditions bancaires, et nous ne l’inventerons pas à votre place.
Ces montants sont une estimation calculée sur les nombres que vous venez de saisir. Ce n’est pas un résultat garanti : le calcul décrit la situation actuelle telle que vous l’avez décrite, et il ne prédit rien.
Le calcul reste dans votre navigateur : rien n’est envoyé, rien n’est enregistré, rien n’est mesuré.
Le téléphone est le chemin le plus court. Par formulaire ou par courriel, nous répondons sous 1 jour ouvrable. L’audit dure 30 minutes et n’engage à rien.
Voici comment la journée se déroule une fois le système en place. Chaque étape est marquée : faite par l’IA, ou gardée par votre équipe.
Les factures qui arrivent bientôt à échéance déclenchent un rappel courtois. Les factures déjà en retard passent au palier suivant.
La personne aux comptes ouvre une liste courte : réponses de clients, promesses de paiement, dossiers à ne pas relancer cette semaine.
Un client demande son relevé de compte. Il le reçoit à jour, sans intervention.
Les paiements reçus sortent les factures de la file de relance. Personne ne relance un client qui a déjà payé.
Le propriétaire voit les dossiers escaladés, avec l’historique au complet et la décision à prendre.
Les PME du Québec tiennent souvent leur comptabilité dans Acomba, QuickBooks ou Sage.
La connexion est généralement possible dès que votre logiciel offre une interface de connexion ; on le vérifie à l’audit. Nous ne promettons aucune intégration avant cette vérification. S’il n’y a pas d’interface, on regarde les exports, les fichiers déposés et la saisie assistée, et on vous dit franchement ce que ça change au projet.
Les données sont hébergées au Canada. À la livraison, vous recevez le dossier Loi 25 du système : évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, registre des traitements, liste des sous-traitants et région d’hébergement de chaque fournisseur.
Fourchette de prix
4 000 à 25 000 $ CA
Délai
Premier processus en production en 2 à 6 semaines
Un projet se situe entre 4 000 et 25 000 $ CA. Des rappels de facturation simples, branchés sur une seule source : bas de la fourchette. Plusieurs paliers, plusieurs entités, un relevé de compte assemblé à partir de deux systèmes : plus haut dans la fourchette.
Le premier processus est en production en 2 à 6 semaines. On commence par le rappel avant échéance, parce qu’il est simple et qu’il se mesure vite.
Non, si c’est bien fait. Les messages portent votre nom, votre ton et vos conditions de paiement ; ce sont des gabarits que vous approuvez avant le lancement. Ce qui change pour le client, c’est la régularité : il reçoit le rappel au bon moment, chaque fois.
Vous l’excluez, ou vous lui attribuez ses propres règles : délai plus long, ton différent, aucune relance automatique. Les exceptions font partie du paramétrage, pas des cas à rattraper après coup.
La connexion est généralement possible dès que votre logiciel offre une interface de connexion ; on le vérifie à l’audit. Nous ne promettons aucune intégration avant cette vérification. S’il n’y a pas d’interface, on regarde les exports et les fichiers déposés, et on vous dit franchement ce que ça change au projet.
Vous. L’automatisation fait les rappels écrits, tient le journal et prépare le dossier ; l’appel difficile et la négociation restent à une personne. C’est volontaire : c’est là que votre jugement vaut quelque chose.
Le premier processus est en production en 2 à 6 semaines. L’effet se mesure sur vos chiffres : le total en retard avant, le total en retard après, et le temps que votre équipe ne passe plus à relancer.
Les pages du site qui complètent celle-ci :
L’audit IA gratuit dure 30 minutes. On regarde comment vos factures sortent, comment vous relancez aujourd’hui et où ça bloque, puis on vous dit ce qui s’automatise en premier et ce que ça coûte. Sans engagement.
Le téléphone est le chemin le plus court. Par formulaire ou par courriel, nous répondons sous 1 jour ouvrable. L’audit dure 30 minutes et n’engage à rien.