Une facture fournisseur arrive par courriel, en pièce jointe, parfois en photo prise sur le chantier. Quelqu’un l’ouvre, lit le numéro, la date, le montant, la taxe et le fournisseur, retrouve le bon de commande, saisit tout ça dans le logiciel comptable, puis classe le document là où on pourra le retrouver plus tard.
Chaque facture prend quelques minutes. C’est le volume qui fait mal, et c’est une tâche où l’erreur coûte plus cher que le temps : un montant transposé, une taxe oubliée, une facture payée deux fois.
Cette page parle de la tâche. Si vous cherchez la vue d’ensemble — quels documents une IA peut lire, comment l’extraction fonctionne, ce que ça change dans un service de comptabilité —, elle est sur notre page de service, « Traitement des factures et documents par IA ».
Cinq étapes enchaînées. On peut en automatiser une seule et garder les autres à la main : c’est souvent le bon départ.
Les factures arrivent dans une boîte dédiée, ou par photo depuis un téléphone. Elles sont reconnues, horodatées et mises en file, qu’elles soient en PDF, numérisées ou photographiées de travers.
Fournisseur, numéro de facture, date, devise, sous-total, taxes, total, lignes de détail. La précision est typiquement de 95 à 99 % sur les champs clés, avec validation humaine au-dessus d’un seuil que vous fixez.
La facture est confrontée au bon de commande et à la réception : quantités, prix, écarts. Ce qui concorde avance ; ce qui s’écarte est mis de côté avec l’écart affiché, pour une décision rapide.
L’écriture est préparée avec le bon compte, la bonne taxe et le bon centre de coût, selon vos règles. Elle est déposée dans votre logiciel comptable, ou mise en attente d’approbation si vous préférez garder cette étape.
Le document est nommé, classé et conservé selon votre règle de conservation, avec le lien vers l’écriture comptable. Une facture se retrouve par fournisseur, par numéro ou par montant.
Voici comment la journée se déroule une fois le système en place. Chaque étape est marquée : faite par l’IA, ou gardée par votre équipe.
Les factures reçues durant la nuit sont lues et mises en file. Celles qui concordent avec un bon de commande sont prêtes.
La technicienne comptable ouvre la file d’exceptions : factures au-dessus du seuil, écarts de prix, nouveaux fournisseurs. Elle approuve ou corrige ; la correction sert aux factures suivantes.
Un contremaître photographie une facture de quincaillerie. Elle est lue, rattachée au bon projet et mise en file.
Les écritures approuvées sont déposées dans le logiciel comptable. Les documents sont nommés, classés et liés à leur écriture.
Le propriétaire voit ce qui est à payer, ce qui est en litige et ce qui attend une approbation. Rien ne dort dans une boîte de courriels.
Les PME du Québec tiennent souvent leur comptabilité dans Acomba, QuickBooks ou Sage.
La connexion est généralement possible dès que votre logiciel offre une interface de connexion ; on le vérifie à l’audit. Nous ne promettons aucune intégration avant cette vérification. S’il n’y a pas d’interface, on regarde les exports, les fichiers déposés et la saisie assistée, et on vous dit franchement ce que ça change au projet.
Les données sont hébergées au Canada. À la livraison, vous recevez le dossier Loi 25 du système : évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, registre des traitements, liste des sous-traitants et région d’hébergement de chaque fournisseur.
Fourchette de prix
4 000 à 25 000 $ CA
Délai
Premier processus en production en 2 à 6 semaines
Un projet se situe entre 4 000 et 25 000 $ CA. Un flux simple — une boîte de courriels, un format de facture courant, une écriture par facture : bas de la fourchette. Rapprochement avec les bons de commande, plusieurs entités, règles de taxes et de centres de coût nombreuses : plus haut dans la fourchette.
Le premier processus est en production en 2 à 6 semaines. On commence souvent par la lecture et la mise en file, en gardant l’écriture à la main : le gain est immédiat et le risque est nul.
Typiquement de 95 à 99 % sur les champs clés — fournisseur, numéro, date, montants, taxes. Ce n’est pas une raison pour tout laisser passer sans regard : au-dessus d’un seuil que vous fixez, une personne valide avant l’écriture. Le seuil est un réglage, et il se resserre ou se relâche selon ce que vous observez.
Elles passent plus souvent par la file d’exceptions. C’est normal et c’est voulu : mieux vaut une facture mise de côté qu’un montant inventé. À l’audit, on regarde un échantillon de vos vraies factures, pas des exemples choisis.
Non. Ça lui enlève la saisie et lui laisse les exceptions, les écarts et les décisions. C’est la partie du travail où elle est utile, et c’est aussi celle qui demande de connaître vos fournisseurs.
Cette page parle d’une tâche précise : saisir les factures fournisseurs. La page de service couvre l’ensemble des documents qu’une IA peut lire dans une entreprise — contrats, bons de commande, relevés, formulaires. Même technologie, portée différente.
La connexion est généralement possible dès que votre logiciel offre une interface de connexion ; on le vérifie à l’audit. Nous ne promettons aucune intégration avant cette vérification. S’il n’y a pas d’interface, on regarde les exports et les fichiers déposés, et on vous dit franchement ce que ça change au projet.
Les pages du site qui complètent celle-ci :
L’audit IA gratuit dure 30 minutes. On regarde un échantillon de vos factures, votre logiciel comptable et votre façon de classer, puis on vous dit quelle étape automatiser en premier et ce que ça coûte. Sans engagement.
Le téléphone est le chemin le plus court. Par formulaire ou par courriel, nous répondons sous 1 jour ouvrable. L’audit dure 30 minutes et n’engage à rien.